En los últimos años el teletrabajo ha crecido de un modo muy significativo tomando una popularidad muy notoria, en especial con los avances tecnológicos que facilitan la comunicación a distancia. En esta nota repasaremos algunas herramientas y tecnologías para aumentar la productividad.
En la actualidad, disponemos de la tecnología requerida para mantenernos productivos mientras trabajamos desde distintos lugares, sin embargo, la amplia gama de herramientas de teletrabajo disponibles complica la elección óptima a nivel empresarial.
Con el objetivo de facilitar tu decisión, presentamos en este artículo las principales aplicaciones y programas para teletrabajar, ayudándote a seleccionar el conjunto de soluciones digitales más adecuado para tus necesidades.
La comunicación fluida va a marcar la diferencia
La base fundamental del teletrabajo radica en la comunicación, que establece un puente entre los empleados, sus supervisores y la propia empresa. La interacción más crucial para la productividad es la que conecta a los líderes de equipo con sus empleados, la cual puede ser menos inmediata en esta modalidad de trabajo remoto.
Por consiguiente, es importante contar con diversos canales de comunicación, disponibles tanto en laptops Lenovo como en dispositivos móviles. Los chats instantáneos, las aplicaciones específicas para videollamadas, el correo electrónico y las llamadas telefónicas son los más utilizados con este fin.
Dependiendo del tipo de mensaje, algunos canales serán más efectivos y apropiados que otros. Sería recomendable buscar asesoramiento de consultores sobre los modelos de comunicación en los que sería beneficioso invertir. En términos generales, para información formal o crucial, como la entrega de un proyecto, es más conveniente utilizar el correo electrónico.
Para resolver un problema, siempre es más efectivo utilizar una llamada telefónica o una videollamada, siempre recomendable que sea en tu pc para que puedas resolver alguna tarea en tu pantalla led si es necesario. Para consultas o notificaciones menos urgentes, es preferible utilizar un chat, ya sea enviándolo directamente al destinatario o a un grupo que incluya a los miembros del equipo.
Pautas para un buen éxito en el teletrabajo
La eficacia, el incremento en la productividad y la reducción de costos siempre serán tres aspectos clave para los directivos y responsables al momento de seleccionar nuevas tecnologías orientadas al éxito de su programa de teletrabajo.
Una elección acertada allanará el camino hacia resultados satisfactorios. Sin embargo, al seleccionar las herramientas de teletrabajo más adecuadas, es crucial considerar una serie de aspectos clave.
– Instalación sencilla y compatibilidad con el hardware de procesamiento de datos de la empresa.
– Aspectos de seguridad, tales como la protección de datos y la capacidad de recuperación de la información.
– Tecnologías de comunicación involucradas.
– El entorno de red donde se utilizará.
Aunque está comprobado que la productividad del trabajo desde casa es considerablemente mayor en comparación con el trabajo en la oficina, siempre surgen desafíos que ponen a prueba el rendimiento.
A su vez, y este dato es por demás importante, aunque no lo creas, la comunicación interna juega un papel fundamental en mantener al equipo informado sobre los acontecimientos dentro de la empresa, tales como su situación financiera, los proyectos en curso, las nuevas contrataciones y otros aspectos relevantes.
Definir horarios y sistemas de trabajo, otra de las claves
Para lograr una buena efectividad, es clave crear un proyecto que brinde autonomía al trabajador y cuente con un calendario de entregas, por eso es importante que se ejecuten una serie de pautas.
Establecer un horario inicial: Si bien la flexibilidad es una de las ventajas más apreciadas del teletrabajo, dado que permite a cada empleado gestionar su tiempo de manera más efectiva, es importante llegar a un consenso con el equipo para establecer un período durante el día en el que todos estén disponibles.
Evitar sobrecargar al trabajador: Es crucial que el líder tenga claro el tiempo que llevará a cada empleado completar una tarea o proyecto específico, tanto para determinar si pueden asumir otras responsabilidades como para liberarlos de tareas adicionales si se sienten abrumados.
Entender los desafíos del equipo: Se sugiere llevar a cabo una breve reunión al inicio de la jornada laboral para conocer el progreso de cada miembro del equipo en sus tareas y abordar cualquier duda que puedan tener. También es una oportunidad para informarse si algún miembro del equipo planea ausentarse en algún momento del día, ya sea por razones personales o laborales.
Buscar un sistema híbrido: Para lograr una mejora en la productividad, una propuesta puede ser la de teletrabajar dos o tres días en la semana.
¿Qué hay de las herramientas de control?
El interés del líder por el desempeño de su equipo no debe derivar en un uso excesivo de la comunicación, como un control constante mediante llamadas y correos electrónicos, lo cual podría resultar contraproducente.
Las empresas pueden emplear, conforme a lo estipulado por la ley, cámaras, software de monitoreo de pantalla y sistemas informáticos para controlar el horario laboral. En muchas ocasiones, estos recursos se integran en plataformas digitales que registran el tiempo de trabajo de cada empleado, supervisan (y graban en vídeo) su desempeño frente al equipo y realizan análisis para mejorar la producción: evaluando las horas dedicadas a cada proyecto, las rutinas de los empleados, entre otros aspectos.
Las herramientas indispensables para el teletrabajo
Plataformas para la comunicación en línea: Herramientas como Slack, Microsoft Teams, Zoom y Google Meet son esenciales para la comunicación en tiempo real, la organización de reuniones virtuales y colaboración en grupo, indispensables para utilizar en laptops Lenovo.
Correo electrónico: Aunque puede parecer básico, el correo electrónico sigue siendo una herramienta esencial para la comunicación asincrónica y la gestión de tareas.
Herramientas de colaboración en documentos: Google Workspace (anteriormente G Suite), Microsoft Office 365 y herramientas similares permiten colaborar en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Almacenamiento en la nube: Servicios como Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive son fundamentales para almacenar y compartir archivos de manera segura y accesible desde cualquier lugar.
Herramientas de gestión del tiempo: Aplicaciones como Toggl, RescueTime o Focus@Will ayudan a mantener un seguimiento del tiempo y a gestionar la productividad personal.
Software de gestión de tareas y calendarios: Aplicaciones como Todoist, Wunderlist, Google Calendar y Microsoft Outlook ayudan a organizar tareas, establecer recordatorios y gestionar agendas.
Herramientas de seguridad y privacidad: Para garantizar la seguridad de los datos y la privacidad de la información, es importante utilizar software de seguridad como VPNs, antivirus, y herramientas de encriptación de datos.
Herramientas de telepresencia y realidad virtual: Para mejorar la experiencia de reuniones y colaboración, las tecnologías de telepresencia y realidad virtual están ganando terreno, permitiendo una interacción más inmersiva y realista entre los miembros del equipo distribuido.
Herramientas de control de versiones y colaboración en código: Para equipos de desarrollo de software, plataformas como GitHub, GitLab y Bitbucket son esenciales para gestionar el código fuente, colaborar en proyectos y controlar versiones.
Estas herramientas y tecnologías son solo algunas de las muchas disponibles para mejorar la productividad y facilitar el trabajo remoto. La elección de las herramientas adecuadas dependerá de las necesidades específicas de cada equipo y organización.
